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オンラインイベントを企画してきて気づいたこと

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    ブログ, 大阪

こんにちは。西日本テクノロジー&イノベーション室の高谷です。
西日本テクノロジー&イノベーション室ではこれまで社外の皆さんに我々のことを知ってもらおうと様々なイベントを開催してきました。
しかしコロナの影響で2020年2月26日に政府から出されたイベント自粛要請に始まり、過去1年間に渡って一つの会場に集まる形式(オフライン形式)のイベントを開催できない状況が続きました。
そのような状況でも私たちの業務の様子や扱う技術を社外の方々に知っていただくため、オンラインでイベントを開催してきました。
この記事では、これまで様々な形式でオンラインイベントを開催してきてわかったこと、イベント開催にあたって工夫したことについてお伝えします。

目次

これまでやってきたイベント

オンラインハンズオン(【React×Firebase】サービス開発入門 ハンズオン [オンライン開催])

イベントレポートはこちら。

サービス開発をするために必要となる技術要素をハンズオン形式で学習・体験してもらうイベントです。
コード例や講義資料を参照しながら講義→手を動かすを重ねることで最終的に動くアプリケーションを公開するまでを体験してもらいました。

イベント形式

Zoomのミーティング機能を利用して配信しました。
10名程度の参加者に対して講師1名チューター3名の体制でした。
ハンズオン中に質問がある場合はZoomのブレイクアウトルームにチューターと質問者を1名ずつ案内し、画面共有などを活用して質問対応をおこなうという進め方でした。

ポイント

このイベントを開催するにあたって意識したポイントは画面の切り替えです。
オンラインの場合はオフラインと違って会場内のスクリーンが存在しません。そのため、講義資料を表示するZoom画面、エディタなどを参加者の画面内で切り替え必要があり手間です。
このイベントでは、参加者が手元で読む講義資料の情報量を増やして、なるだけ画面切り替えを抑えて作業を進められるよう気をつけていました。
イベント参加者の方からも作業の進めやすさで好評いただいており、今後のイベントでも引き続き意識していきたいです。

オンラインセミナー(アプリケーションエンジニアの仕事と働き方 紹介セミナー by TIS [オンライン開催])

イベントレポートはこちら。

Fintanにて活動紹介や開発ノウハウを発信しているメンバーが記事で取り上げた内容について発表するイベントです。
4名の登壇者がスライドを用いた発表でお話しました。

イベント形式

Zoomのウェビナー機能を利用して配信しました。
発表者は発表を事前に録画しておいて、イベント当日は発表者と参加者が一緒に発表映像を見ながらZoomのチャットを使って質疑応答や発表の感想を投稿する形式をとりました。

ポイント

このイベントのポイントは発表者と一緒に発表をみつつチャットする、というイベントの形式そのものです。
なるだけ参加者の方とコミュニケーションを取る機会を増やそうとして取り入れた形式でした。
また、発表者からは「録画のほうが取り直しできるため発表時間を強く意識しないで済むので楽」「録画のほうが緊張せずに話せた」という声が出ており、発表者の負担軽減にもつながっていました。

オンラインパネルディスカッション(TIS Mover Talk Session @ 関西 ~ 関西エンジニアの仕事と働き方 紹介セミナー~)

現役の学生向けに私達が普段どういった仕事記事で取り上げた内容について発表するイベントです。
パネルディスカッション形式で登壇者3名がテーマについて話をしながら参加者の皆さんからの質問をZoomのチャットにて募り、随時答えていきました。

イベント形式

Zoomのミーティング機能を利用して配信しました。
トークテーマを登壇者に伝えたうえで、事前に話すトピックをスライドに纏めて当日はそのスライドを表示しながら登壇者間で話を展開し、参加者はそれを見つつ質問投稿する形式でした。

ポイント

このイベントで意識したポイントは話の振り方です。
オンラインでのイベントにおいて喋り始めようとしている人を察したり、複数人で同時に話すのは難しいです。
パネルディスカッションのように誰が話すか決まっていない形式のイベントでは発言タイミングを見合ってしまってテンポが悪くなるなどの問題が発生します。
そういった問題をさけるため、登壇者のうち1人が司会役を担いつつ登壇者に話を振り、話す順番や話し手を明確にすることを意識しました。

これまでのイベントを通してわかったこと・思うところ

参加者とのコミュニケーション・交流

参加者との距離感

オンラインイベントの大きな課題として、参加者とコミュニケーションを取りにくい、交流し辛いという点があります。
途中参加・途中退出しやすい、物理的に同じ空間に集う必要がないなどの環境はオンラインならではの強みである一方、参加者と主催者の間や参加者同士での交流がしにくい状況を作っているようです。

参加者と交流するための取り組み

上で挙げた課題を解消するために、これまで私達が主催したイベントでも工夫を重ねてきました。
オンラインセミナーで、発表動画を参加者と発表者で一緒になって見るという取り組みはまさにその一環でした。
参加者の方からも「コミュニケーションが取りやすかった」「面白い取り組みでよかった」という声をいただきました。
ただ、一方で「動画を見ながら書き込む暇がなかった」との声もいただいており、より書き込みやすくする仕掛けを加える必要がありそうです。

動画配信サービス・コミュニケーションツールの選定について

イベントをオンラインで行うにあたって、動画配信サービスやコミュニケーションツールの比較検討も行いました。

動画配信サービス

YouTubeLive・Zoomなどの動画配信サービスを比較検討をしたうえで「可能な限りZoomで完結させる」という方法を選択をしました。
動画配信サービスでZoomを利用した理由は、Zoomを利用した打ち合わせが広く社会に浸透しており、参加者がツールの利用に慣れている可能性が高いこと、参加者も発言可能という双方向性があったからです。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールの選定に関しても動画配信サービスと同じく、Miro・Slidoなどの様々なツールを比較検討したうえで「可能な限りZoomで完結させる」としました。
これは画面の切り替え作業をなるだけ減らすのが目的です。
参加者は自由な場所で参加できるというオンラインイベントの良さを活かすことを考え、参加者がスマートフォンだけでイベントに参加した場合でも見やすい配信を意識しました。
スマートフォンからZoomで開催しているイベントに参加している場合、コミュニケーションのチャンネルをZoom以外の場所に設定すると、何か書き込むたびに画面を切り替える作業が発生します。
その煩わしさがコミュニケーション量の低下を招くのではないかという考えから、文字のコミュニケーションにおいても「可能な限りZoomで完結させる」がベストだと判断しました。
上で挙げた基準はあくまで、これまで私達が開催してきたイベントを前提としたもので、イベント毎にツールの選択作業は必要になります。

オンラインイベントのメリット・デメリット

オンラインイベントを何度か開催したことでメリット・デメリットが見えてきました。

メリット

イベントを開催するコストは低くなりました。
会場の確保・設営などの事前準備や参加者受付などの運営作業がなくなったことで、今までより気軽にイベントを開催できているように感じます。
また、会場のキャパシティやロケーションに依存しなくなったことで今までより多くの参加者を集客可能になりました。

デメリット

主催者はイベントの参加者とコミュニケーションを取るのが難しくなりました。
参加者との交流を目的としたイベントを開催する場合は、イベント内で交流するための仕掛けを試行錯誤して加える必要があります。
また、発表者からは「何も無いところに向けて喋り続けると不安になる」「反応をみて発表をコントロールできない」といった声があがっています。

最後に

ここまで書いたように、まだオンラインイベントの課題は残っています。
しかし、ロケーションに依存せずイベントを開催・参加できたり、リラックスした状態で見ることができるなどオンラインならではの良さも十分にあります。
オンラインイベントが一般的になってきた今、会社や組織を超えてオンラインイベントのノウハウを共有しあって課題を解決し、オンラインならではの良さを活かしたイベント作りをしていきたいと考えています。
イベントのノウハウ獲得のためにはイベントに参加・登壇していただける方が不可欠です。
これからも私達が開催するイベントへのご参加お待ちしています。


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